(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるものを除くほか、福岡県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「課」とは、福岡県後期高齢者医療広域連合事務分掌条例(平成19年条例第3号)及び福岡県後期高齢者医療広域連合会計管理者の補助組織に関する規則(平成19年規則第3号)に規定する課をいう。

(文書の種類)

第3条　文書の種類は、別表第1の公用文の種類のとおりとする。

(設置)

第4条　課に文書主任を置く。

(掌理事項)

第5条　文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事項を掌理する。

(帳簿及び印)

第6条　文書事務の取扱いに必要な帳簿及び印は、別表第2のとおりとする。

(帳簿の作成)

第7条　前条の帳簿は、会計年度ごとに作成しなければならない。

(到達文書の処理)

第8条　広域連合に到達した文書は、文書主管課において主務課に配布し、次の各号に定めるところにより収受しなければならない。

(到達文書の特例)

第9条　主管課で直接受領した文書のうち定例又は軽易なものについては、前条の規定にかかわらず、その課において適宜処理することができる。

(数課関連文書の配布)

第10条　2以上の課に関連する文書は、その関連の最も深いと認める課に配布するものとし、配布を受けた課において他の関係課に連絡しなければならない。

(文書の返付)

第11条　文書主任は、その課の主管に属さない文書を受領したときは、直ちに文書主管課に返付しなければならない。

(処理方針)

第12条　文書の処理は、すべて課長が中心となり、常に文書の処理促進に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしなければならない。

(起案)

第13条　事務を処理するには、文書をもってしなければならない。ただし、特に急を要するものは、口頭で処理し、処理後速やかに文書をもって上司に報告しなければならない。

第14条　起案は、起案用紙を用い、軽易なもの又は閲覧にとどまるものは、当該文書の余白に必要事項を記し、起案用紙を用いないものとする。

(重要事項)

第15条　重要な文書又は急を要する文書には、起案用紙の所定の箇所に「重要」又は「至急」と記入し、特に必要があるものについては、起案者又はその上司が持ち回って決裁を受けなければならない。

(決裁区分)

第16条　起案文書には、福岡県後期高齢者医療広域連合事務決裁規程(平成19年訓令第1号)の定めるところにより、所定の箇所に決裁区分を表示しなければならない。

(課相互間の文書の往復)

第17条　他の課との関係事項については、あらかじめ電話又は口頭をもって協議し、課相互間の文書の往復はやむを得ないものにとどめなければならない。

(合議文書の処理)

第18条　他の課に合議又は閲覧を要する文書は、文書主任を経てこれを回付しなければならない。

(合議の範囲)

第19条　合議文書を合議する職員の範囲は、当該文書の意思決定、周知等に必要な最小限度の者に限り、努めて少数にとどめ、事務の促進を図らなければならない。

(合議の方法)

第20条　合議文書は、関係の深い課から順次合議しなければならない。ただし、単に供覧にとどめるものについては、決裁後回覧するものとする。

(合議文書の調整)

第21条　合議先の課において合議文書について意見があるときは、起案課に電話又は口頭をもって連絡しなければならない。

(合議文書の廃案通知)

第22条　合議済みの起案文書を廃案し、又はその内容を変更したときは、その旨を合議先の課に通知しなければならない。

(合議文書の施行後回覧)

第23条　合議文書で緊急処理を要し、合議の暇がないときは、電話又は口頭をもって連絡し、施行後回覧することができる。

(文書の審査)

第24条　次の文書は、文書主管課に合議し、その審査を受けなければならない。

(決裁日付)

第25条　決裁済みの文書には、その所定欄に各課において決裁日付を記入しなければならない。

(文書の記号又は番号)

第26条　文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書番号等」という。)を付けなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第27条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

(文書の発信者名)

第28条　文書の発信者名は、広域連合長が補助機関に委任し、又は代理させた事項及び法令により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、広域連合長を用いなければならない。

(文書の浄書)

第29条　浄書を要する文書については、起案課において浄書し、原議と照合しなければならない。

(公印及び契印)

第30条　発送文書には、福岡県後期高齢者医療広域連合公印規程(平成19年訓令第4号)の定めるところにより公印を押し、かつ、契印をもって原議書と割印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、これを省略することができる。

(施行済の表示)

第31条　施行又は発送を完了した文書の原議には、施行年月日を記入しなければならない。

(未決文書の点検)

第32条　主務課長等は、文書整理簿につき随時処理の適否を点検し、未決のものは、その理由をただし、速やかに処理させなければならない。

(完結文書)

第33条　完結文書とは、事件の完結した文書をいう。

(完結文書の編集)

第34条　完結文書は、次の各号に掲げる方法により編集し、指定ファイルに綴じ込まなければならない。

(保存年限)

第35条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、1年の4区分とし、それぞれの区分に属する文書は、おおむね別表第3のとおりとする。

(保存年限の始期)

第36条　保存年限は、会計年度別に区分する文書については、文書完結の翌年度から、暦年別に区分する文書については、文書完結の翌年から起算するものとする。

(主務課における文書保存)

第37条　主務課は、完結文書に保存年限を記入した上、5年間保存するものとする。ただし、保存年限が5年以内の文書については、当該保存年限内のみ保存し、廃棄するものとする。

(簿冊の閲覧)

第38条　収蔵簿冊を閲覧しようとする者は、主管課の文書主任を経て総務課長に申し出なければならない。

(文書の廃棄)

第39条　総務課長は、保存年限を経過した簿冊につき、主管課長と合議の上、廃棄の手続をとらなければならない。

(簿冊廃棄上の注意)

第40条　廃棄簿冊で機密に属するもの又は印影等で他に悪用のおそれがあると認めるものは、その部分を焼却し又は裁断する等適切な処理をしなければならない。

(報告及び文書審査)

第41条　総務課長は、必要と認めるときは、主管課の文書主任に対し、その取り扱った文書又は関係帳簿につき報告又は提出を求めて審査することができる。

(公文例)

第42条　広域連合の公文例については、別に定める。

(委任)

第43条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。